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Häufige Fragen zur digitalen Gästeverwaltung

Digitale Gästeverwaltung im Alltag: Begleitpersonen, Nachfassen, Export und Datenschutz.

Wie funktioniert digitale Gästeverwaltung?

Statt eine Liste selbst zu pflegen, verschickst du einen Link. Jede Antwort schreibt sich selbst in deine Gästeliste — mit Status, Anzahl der Begleitpersonen und den Antworten auf deine eigenen Fragen. Du pflegst nichts nach, sondern liest nur noch den aktuellen Stand ab.

Wie werden Begleitpersonen erfasst?

Gäste geben bei der Zusage an, mit wie vielen Personen sie kommen. Die Gesamtzahl der erwarteten Personen wird daraus berechnet, sodass du für Catering und Sitzplätze nicht selbst zusammenzählen musst.

Kann ich Gäste an ihre Rückmeldung erinnern?

Du siehst jederzeit, welche Gäste noch nicht geantwortet haben, und kannst ihnen den Einladungslink erneut schicken. Die Erinnerung stößt du selbst an — HeyInvite verschickt sie nicht automatisch im Hintergrund.

Ist das DSGVO-konform nutzbar?

Es werden nur die Angaben erhoben, die du in deinem Formular abfragst — du entscheidest also selbst über den Umfang. Die Daten sind nur für dich als Organisator sichtbar. Was gespeichert wird und wie lange, steht in der Datenschutzerklärung unter heyinvite.com/datenschutz.

Kann ich die Gästeliste exportieren?

Ja, als Excel-Datei im Format .xlsx. Sie enthält alle Gäste, ihren Status (zugesagt, abgesagt, offen), die Anzahl der Begleitpersonen und die Antworten auf deine eigenen Fragen. Andere Exportformate wie PDF oder CSV bietet HeyInvite derzeit nicht an.

Brauchen meine Gäste ein Konto, um zu antworten?

Nein. Gäste öffnen den Einladungslink und antworten direkt im Browser — ohne Registrierung, ohne App und ohne Download. Das gilt auch, wenn du zusätzliche Fragen gestellt hast.